Pokiaľ máte napísať obchodný list na konkrétne osoby zastupujúce organizácii, spustite správu s liečbou. V obchode korešpondencia je vhodné používať slovo "rešpekt". Ak zapnete v liste od počtu osôb alebo mien zástupcov určenia neviete, použitie písmena "Vážený pane" alebo "Vážení" (v prípade, že jazykové správa - English).
Po ošetrení nejde priamo na otázku, ktorú sa bude riešiť listu. Po prvé, napísať niekoľko viet, ktoré ukazujú svoj postoj k organizácii určenia. Môžete použiť štandardné frázy ako: "Naša spoločnosť vyjadruje rešpekt a chce prosperitu pre vaše podnikanie."
V prípade, že organizácia, v ktorom píšete, alebo jeho zástupcovi v nedávnej minulosti poskytovala služby vaša firma dodáva tovar alebo k nej prispel v akomkoľvek procese, uistite sa, že im poďakovať za to na začiatku listu. Môžete napísať: "Vyjadrujeme uznanie vás ...", "vďačne uznáva ...". V tejto časti iba jeden návrh, a to najmä v prípade, chcete uviesť konkrétny zamestnancov organizácie, zhotoviteľa, napísať samostatný ďakovný list.
Až po všetkých tých najlepších prianí príjemcu a jeho zástupcovi ísť k jadru veci. V tomto kúsku písania je vhodné použiť "Týmto by sme Vás informovali, ..." "Pozor prosím ...". Aj v prípade, že problém, ktorý spôsobil písanie listu, nepríjemný alebo spôsobuje konflikt medzi organizácie sledovať na list všetky pravidlá zdvorilosti, byť taktný.